LA CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS

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En las Empresas, cualquiera que sea la actividad que desarrollen, hay tres áreas fundamentales
El área de Producción o generación del bien o servicio.

Incluye las actividades de administración de producción (Planeación, programación y control de producción), de control de calidad, de Mantenimiento, de diseño y otras que puedan ser dirigidas y controladas directa y específicamente por un Gerente o director de área.

En las empresas comerciales esta área incorpora las actividades de compra (importación) de los productos o servicios que se comercializan.

El área de comercialización.

Esta área incluye las actividades de distribución física. (Almacenamiento de productos terminados, despacho de pedidos y otras relacionadas con las actividades, que puedan ser dirigidas y controladas directa y específicamente por un Gerente o director de área.

El área de apoyo.

Esta ultima incluye las actividades de apoyo o soporte para el desarrollo de las actividades de producción y de comercialización como compra de materias primas, contratación y manejo administrativo de personal, seguros, sistematización, Contabilidad, Administración de edificios, Gestión financiera, gestión de gerencia, y otras relacionadas con las actividades, que puedan ser dirigidas y controladas directa y específicamente por un Gerente o director de área.

En cada una de estas áreas, PRODUCCION, COMERCIALIZACION Y APOYO, se realizan actividades y se utilizan recursos, utilización que genera costos.

Esos costos para efectos de su análisis se clasifican fundamentalmente como se muestra a continuación.

1) POR SU IDENTIFICACION EN EL PRODUCTO

A) COSTOS DIRECTOS

Son los de recursos que se pueden identificar, medidos exactamente, en el producto.

Corresponden a costos como:

El costo de la materia prima que tiene cada producto (Área de Producción)

El costo del tiempo de trabajo utilizado en operaciones concretas de producción (Área de Producción)

El valor de la comisión que se paga al vendedor por la venta que realiza de un producto. (Área de Comercialización)

El costo del transporte de cada producto que se lleva de la bodega de la Empresa al sitio del comprador (Área de comercialización)

B) COSTOS INDIRECTOS

Son los de recursos que son necesarios para desarrollar las actividades de producción, comercialización o apoyo, pero que no se puede identificar o medir exactamente cuanto de ellos contiene cada producto.

Corresponde a costos como:

El costo de elementos físicos necesarios para la producción, como: Energía, Agua, refrigerantes, etc.,

El costo de la nómina de administración de la producción (Departamento de Ingeniería Industrial, Departamento de diseño, Departamento de Control de Calidad, Departamento de Mantenimiento y similares)

El costo de la nómina de administración de ventas. (Facturadores, liquidadores de comisiones de los bodegueros.

El costo de insumos genéricos de costo muy bajo en relación al costo total de materia prima necesaria para fabricar el producto, como botones e hilos en el caso de confecciones, remaches en el caso de metalmecánica, empaques genéricos y similares.

2 POR SU RELACION CON EL VOLUMEN DE ACTIVIDAD

A) COSTOS VARIABLES

Son aquellos en que se incurre, sólo si se desarrolla la actividad y, como consecuencia de ella, se genera un bien o una unidad de servicio.

Corresponden, muy exactamente, a los que se clasifican como DIRECTOS, según se explicó anteriormente.

Por ejemplo, en lo que se refiere a la comisión de ventas al vendedor, éste costo directo, o variable, se incurre únicamente si se realiza la venta. Si ella no ocurre, pues no se genera el costo correspondiente.

Es muy importante no confundirse con el hecho de que el “costo variable” es “fijo” por unidad, es decir, es el mismo para todas las unidades. Por ejemplo, la cantidad de madera que tiene una mesa. Es la misma para cada una de las mesas de una determinada referencia.

La clasificación como “variable” se refiere al costo total. Este, como debe ser obvio, varía en relación con las unidades producidas: A más unidades producidas, mas costo total de materia prima, por eso es “variable”, pero el costo unitario de materia prima (madera) es igual para cada producto.

Existen COSTOS INDIRECTOS VARIABLES, como por ejemplo, la cantidad de energía necesaria para fabricar un producto. Es indirecta

Cuando no se puede medir exactamente el contenido de ella en el producto, aunque se pueda hacer un calculo aproximado.

Es claro que generalmente, a mayor volumen de producción (de actividad), mayor costo de energía

B) COSTOS FIJOS

Son aquellos que se generan, aun si no se desarrolla una actividad, pero que tienen el mismo valor o magnitud, sin importar cual sea el número de unidades de bienes o servicio producidas, es decir, sin estar ligados al volumen de actividad.

Dentro de estos costos se encuentran, por ejemplo:

El Costo del supervisor de producción (Área de producción)

El costo de arriendo de la bodega de productos terminados (Área de comercialización)

El costo de la nómina de Administración (Gerencia, Contabilidad, Sistematización, etc.,)

Hay COSTOS INDIRECTOS FIJOS como el caso del costo laboral del supervisor de producción

COSTOS SEMIFIJOS

Los costos fijos pueden ser fijos para un rango de actividad, pero ser diferentes para diferentes rangos de actividad.

Véase el ejemplo con el costo fijo laboral de un supervisor de producción:

Si se produce de 1 a 100 unidades y se necesita para ello un solo supervisor, ese costo es fijo, únicamente para una producción entre 1 y 100.

Si se producen entre 101 y 200 unidades y para ello se necesita un segundo supervisor, el costo “fijo” para cualquier volumen de producción entre 1 y 200 unidades es el costo laboral de 2 supervisores y no de 1 solo.

3 POR SU ASIGNABILIDAD A LAS ACTIVIDADES O UNIDADES DE NEGOCIO

Mientras que los costos directos/variables y los costos indirectos variables son fácilmente asignables a las actividades, unidades de negocio y/o productos, no ocurre lo mismo con los costos fijos/indirectos, de las tres aéreas funcionales: Producción, Comercialización y apoyo.

COSTOS FIJOS FACILMENTE ASIGNABLES (CFFA)

Si una Empresa maneja, por ejemplo, dos líneas de producto, o tiene dos unidades de negocio, hay algunos costos fijos que solo existen por el hecho de que existan esas líneas o unidades de negocio y se pueden identificar con ellas, es decir, son FACILMENTE ASIGNABLES.



Es, por ejemplo, el caso del arriendo de las instalaciones propias de cada unidad de negocio, o el costo de la nómina dedicada exclusivamente a cada una de ellas.

Es igualmente el caso del costo de la publicidad propia de cada línea o unidad de negocio.

Puede darse también el caso del costo financiero de un préstamo que haya sido adquirido específicamente para el desarrollo y operación de una línea o unidad de negocio.

COSTOS FIJOS NO FACILMENTE ASIGNABLES (CFNFA)

Existen otros costos fijos como los de servicios públicos, servicios generales, nómina de la administración ( contabilidad, sistematización), los costos de la publicidad Institucional de la Empresa, etc., que apoyan a ambas unidades de negocios, costos en relación a los cuales si bien se pueden encontrar factores para asignarlos en alguna proporción a cada línea o unidad de negocio, dichos factores son generadores de amplio debate interno en las empresas en cuanto a ellos mismos, y en cuanto a la proporción del costo asignado en función de ellos a las líneas o unidades de negocio.

Por ejemplo, con que base y cuanto, que % de la nómina de esas dependencias debe asignarse a cada unidad de negocio: Con base en la proporción de las ventas de cada una? En la cantidad de funcionarios de cada una? En la proporción de dedicación del tiempo de los funcionarios a cada una si trabajan para ambas?

Y con que base se debe asignar el costo de los servicios públicos y generales?

Esos costos ciertamente son asignables pero NO SON FACILMENTE ASIGNABLES

Se apreciará en el capítulo siguiente la necesidad e importancia de esta clasificación de costos, es decir, de la asignación de los que son FACILMENTE ASIGNABLES a las diversas actividades o unidades de negocio y el manejo de aquellos que son NO FACILMENTE ASIGNABLES, para efectos de la toma de decisiones gerenciales.

En resumen, tanto en el área de producción, como de comercialización y de apoyo, existen costos fijos / indirectos, que son fácilmente asignables a una actividad, línea de producto o unidad de negocio, y otros que no son fácilmente asignables.

Hay un punto importante para destacar: El mismo tipo de costo, es decir, el valor del insumo, dependiendo de las características de la operación de una empresa, puede ser “fácilmente asignable” en unas y “no fácilmente asignable” en otras.

Veamos, por ejemplo, el caso que ya se mencionó, de la publicidad. Desde el punto de vista de la clasificación por función, es un gasto de comercialización, pero si se trata de publicidad específica de una línea de productos (Actividad), es un COSTO FACILMENTE ASIGNABLE a ella. Si se trata de la publicidad genérica de la Empresa, es un COSTO NO FACILMENTE ASIGNABLE.

Porqué no vale la pena, porqué no es necesario, para efectos de guiar la toma de decisiones, entrar a la asignación de los COSTOS FIJOS NO FACILMENTE ASIGNABLES, a las distintas actividades y productos, evitando así las discusiones improductivas que ello plantea?

Porque finalmente, lo que le interesa a los accionistas de una empresa, es la utilidad total y la rentabilidad sobre la inversión total.

Los accionistas no miran cual es la utilidad o la rentabilidad por línea o “Actividad”, o unidad de negocio, o cuánto de su inversión está dedicado a cada una. El accionista mira, y juzga a la Gerencia, por la utilidad total que obtiene y la rentabilidad que ella significa sobre su inversión, total, mantenida en la Empresa o negocio.

Esa debe ser entonces la preocupación fundamental del Gerente: La rentabilidad sobre la inversión total.

Seria necio sin embargo desconocer que es importante saber cual es la utilidad o rentabilidad por “Actividad”, como desconocer que de ella depende la total, pero es necio también asumir que para que la rentabilidad total de un negocio sea la mejor posible, la rentabilidad de cada una de las Actividades, debe ser también la mejor posible.

Asumir lo anterior es desconocer, peligrosamente, consideraciones de mercado que van más allá del aspecto contable mecanicista y numérico.

Una Empresa puede tener varias “Líneas de producto” o “Actividades”, o “Unidades de negocio” dentro de las cuales una sea “no rentable” pero su existencia haga que otra, sea rentable en exceso respecto de un nivel “normal”, y que la rentabilidad de las dos sumadas, es decir, de la Empresa, sea la adecuada.

Este es el caso en que la “actividad” o “ línea” o “negocio” no rentable es el gancho que puede atraer las ventas de otros rentables, con los que mas que se compense, como empresa, lo que se “ pierde” con la venta del gancho, a precio inclusive por debajo de su costo directo. Ciertamente es necesario para la gerencia conocer cual es la rentabilidad (recuérdese que rentabilidad es igual a utilidades/activos y utilidades/ patrimonio ) de cada línea o unidad de negocio, lo que para hacerse correctamente implica la asignación de todos los costos, entre ellos los de difícil asignación, la muy difícil asignación de activos ( por ejemplo inversiones temporales ) y la aun mas difícil de patrimonio, sin embargo un primer paso es conocer el resultado llamado MARGEN DE CONSTRIBUCIÓN para cuyo calculo no es necesario realizar la asignación de los costos no fácilmente asignables, ni la de los activos o el patrimonio.